PrivacyverklaringHAMAE & POLYWIJS

1. Over deze verklaring

Bij HAMAE en PolyWijs werken we met persoonlijke verhalen, vragen en ervaringen. We behandelen die informatie zorgvuldig en vertrouwelijk. Deze privacyverklaring beschrijft welke persoonsgegevens we gebruiken, waarvoor we dat doen en welke rechten je hebt.

De verklaring geldt voor onze websites, contact en kennismaking, coaching, relatiebegeleiding, programma’s, workshops, groepsbijeenkomsten en onlineactiviteiten.

2. Wie verantwoordelijk is

HAMAE is de onderneming van Elisabeth de Charon de Saint Germain, gevestigd aan Madeweg 3, 8386 XA Doldersum, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 96524111. Voor privacyvragen kun je schrijven naar elisabeth@hamae.org.

PolyWijs is een samenwerking van HAMAE en Schaeffer-Mediation, het bedrijf van Herman Schaeffer. Iedere onderneming is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die zij binnen haar eigen werkzaamheden verwerkt. Waar we gezamenlijk het doel en de werkwijze van de gegevensverwerking bepalen, dragen we daarvoor gezamenlijk verantwoordelijkheid en stemmen we de uitvoering onderling af.

Herman Schaeffer is voor zijn werkzaamheden als gecertificeerd mediator daarnaast gebonden aan de toepasselijke wettelijke en beroepsrechtelijke verplichtingen. Begeleiding binnen PolyWijs is alleen mediation wanneer dit uitdrukkelijk als zodanig is afgesproken.

Voor privacyvragen over PolyWijs kun je bij Elisabeth of Herman terecht. Je hoeft niet zelf uit te zoeken wie jouw verzoek moet behandelen.

3. Welke gegevens we gebruiken en waarom

We verwerken gegevens die nodig zijn voor contact, een zorgvuldige uitvoering van onze diensten en onze administratie. Het kan gaan om je naam, contactgegevens, afspraken, aanmeldingen, betalingen, correspondentie en relevante informatie over je begeleidingsvraag.

Binnen een traject kunnen we beknopte notities maken om de begeleiding zorgvuldig te laten aansluiten. Bij onlineprogramma’s kunnen ook account- en deelnamegegevens worden verwerkt. Onze websites kunnen technische gegevens verwerken die nodig zijn voor hun werking en beveiliging.

We gebruiken deze gegevens om een overeenkomst voor te bereiden of uit te voeren, aan wettelijke verplichtingen te voldoen of een gerechtvaardigd belang te behartigen, zoals beveiliging en zorgvuldige bedrijfsvoering. Daarbij wegen we jouw privacybelangen mee. Waar toestemming nodig is, vragen we die afzonderlijk.

Als bepaalde gegevens noodzakelijk zijn voor de dienstverlening, leggen we dat uit. Zonder die gegevens kan het betreffende onderdeel mogelijk niet worden uitgevoerd.

4. Persoonlijke en gevoelige informatie

Tijdens begeleiding kun je informatie delen over bijvoorbeeld gezondheid, relaties, seksualiteit of levensovertuiging. We vragen en bewaren daarvan alleen wat nodig is voor het afgesproken doel.

Voor bijzondere persoonsgegevens gelden aanvullende wettelijke eisen. Waar we deze verwerken op basis van toestemming, vragen we daarvoor uitdrukkelijke toestemming. Het delen van een persoonlijk verhaal betekent niet dat je instemt met publicatie, marketing of ander gebruik buiten de begeleiding.

Je kunt toestemming altijd intrekken. Wanneer dat gevolgen heeft voor de begeleiding, bespreken we die met je.

5. Vertrouwelijkheid en samenwerking

Persoonlijke informatie is alleen toegankelijk voor degenen die deze nodig hebben voor hun werkzaamheden. Binnen PolyWijs delen Elisabeth en Herman informatie voor zover dat nodig en toegestaan is voor de gezamenlijke begeleiding.

Bij relatiebegeleiding geeft deelname een partner niet automatisch recht op alle individuele informatie van de ander. We maken vooraf passende afspraken over vertrouwelijkheid en terugkoppeling.

Bij groepsactiviteiten vragen we deelnemers om verhalen en persoonsgegevens van anderen vertrouwelijk te behandelen. We delen contactgegevens niet zonder passende grondslag met andere deelnemers. Het handelen van deelnemers buiten onze bijeenkomsten kunnen we niet volledig controleren.

6. Opnamen en kunstmatige intelligentie

We informeren je vooraf wanneer een bijeenkomst wordt opgenomen: wat wordt vastgelegd, waarvoor de opname dient en wie deze kan bekijken. Voor het opnemen of publiceren van herkenbare deelnemers en persoonlijke bijdragen vragen we waar vereist afzonderlijke toestemming.

Toestemming voor een opname is geen algemene toestemming voor publicatie, reclame of verwerking met AI.

Bij het gebruik van digitale hulpmiddelen, waaronder AI, houden we rekening met de vertrouwelijkheid van cliëntgegevens. Herleidbare cliëntinformatie wordt alleen verwerkt wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat en passende afspraken en beveiliging aanwezig zijn. Voor bijzondere persoonsgegevens gelden aanvullende eisen. Waar nodig informeren we je vooraf en vragen we afzonderlijk toestemming.

Alleen een naam weglaten maakt een verhaal niet altijd anoniem. Ook de inhoud en context kunnen iemand herkenbaar maken.

7. Dienstverleners

Voor bijvoorbeeld e-mail, afspraken, betalingen, videobellen, administratie en onlineprogramma’s maken we gebruik van externe dienstverleners. Zij ontvangen alleen de gegevens die voor hun functie nodig zijn.

Waar zij in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, maken we passende afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging en gebruik. Wanneer gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, moeten daarvoor de wettelijk vereiste waarborgen aanwezig zijn. Je kunt ons vragen welke waarborgen van toepassing zijn en hoe je daarvan een kopie kunt krijgen.

Sommige aanbieders, zoals betaal- of boekingsdiensten, hebben daarnaast een eigen verantwoordelijkheid voor bepaalde gegevensverwerkingen.

8. Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Daarbij kijken we naar de duur van het contact of traject, noodzakelijke opvolging, de aard en gevoeligheid van de informatie en eventuele wettelijke of beroepsrechtelijke verplichtingen. Financiële administratie bewaren we volgens de wettelijke bewaarplicht. Die verplichting geldt niet automatisch voor inhoudelijke begeleidingsnotities.

Voor opnamen en toegang tot onlineprogramma’s geven we bij het betreffende aanbod of de opname aan welke beschikbaarheids- of bewaartermijn geldt. Gegevens die niet meer nodig zijn, worden verwijderd of daadwerkelijk geanonimiseerd.

9. Nieuwsbrieven en websitegebruik

Voor nieuwsbrieven vragen we toestemming, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is. Je kunt je eenvoudig afmelden. Noodzakelijke berichten over een geboekte dienst staan hiervan los.

Onze websites kunnen functionele en analytische cookies gebruiken. Voor trackingcookies en andere technieken waarvoor toestemming verplicht is, vragen we vooraf toestemming. Waar deze worden gebruikt, vind je aanvullende informatie bij de cookie-instellingen en kun je je keuze wijzigen.

10. Beveiliging en jouw rechten

We nemen passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en ongeoorloofd gebruik.

Je kunt ons vragen om inzage, correctie of verwijdering van je gegevens. Ook kun je, binnen de voorwaarden van de AVG, vragen om beperking of overdracht van gegevens en bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen. Toestemming kun je altijd intrekken; eerdere rechtmatige verwerking blijft daardoor rechtmatig.

We reageren in beginsel binnen één maand. Wanneer een wettelijk toegestane verlenging nodig is, laten we dat binnen die maand weten. Bij de afhandeling beschermen we ook de privacy van andere betrokkenen.

Voor vragen of verzoeken kun je contact opnemen via elisabeth@hamae.org of, voor PolyWijs rechtstreeks met Herman en Elisabeth samen via polywijs@gmail.com. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werkzaamheden of wettelijke verplichtingen veranderen. De actuele versie wordt op onze websites gepubliceerd. Bij belangrijke wijzigingen informeren we betrokkenen waar nodig rechtstreeks.